Pengantar Sistem Informasi Manajemen Pegawai

Pencatatan data Kepegawaian

Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai.
Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.

Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan Pembinaan pegawai Negeri Sipil sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu:

* Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara manual , dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit almari khusus
* Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media Komputer

Berdasarkan keadaan di atas, dibangun suatu program aplikasi komputer yang kita namakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian disimgkat SIMPEG. Program ini memungkinkan kita menghimpun data tiap PNS, merekam perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (disebut database). Dari database tersebut bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi untuk membantu pembuatan kebijakan kepegawaian.
Pengertian SIMPEG

Yang dimaksud dengan SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.

Komponen dari SIM sendiri adalah:

1. Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

2. Teknologi Informasi (hardware dan software)

Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.

* Informasi
* Sumber Daya Manusia (brainware)

Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian.

Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
1. Sistem informasi dan aplikasi
2. Sarana komputer dan penunjang
3. Sarana komunikasi
4. Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana
5. Pembiayaan
6. Dukungan Manajemen

Tujuan dan Manfaat

Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan
1. Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS
4. Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

Manfaat SIMPEG
* Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.
* Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
* Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
* Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
* Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
* Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
* Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai)

Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)
* Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
* Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
* Dapat melakukan pertukaran data dan file
* Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung dalam jaringan komputer
* Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program E-mail atau Chatting
* Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.